SK Pembagian Tugas Mengajar Tahun 2023/2024 dengan Mail Merge (Mailings)

Ditulis oleh: Dibrata Nazar Yuda

Ditulis pada: Monday, May 08, 2023

Membuat dan menyusun SK pembagian tugas mengajar dan tugas tambahan guru bukanlah suatu hal yang mudah untuk dikerjakan (alias susah - susah gampang). Biasanya dalam susunan Surat Keputusan (SK) terdiri dari point - point seperti menimbang, mengingat, memperhatikan, menetapkan dan lain lainnya yang harus diperhatikan. Belum lagi nantinya kita harus mengisi biodata secara satu persatu dari banyaknya jumlah pendidik maupun tenaga kependidikan. Dari pengalaman inilah saya berinisiatif untuk membuat SK secara cepat dengan memanfaat kan fasilitas mail merge yang ada pada Microsoft Word.

Sebelum menggunakan fasilitas mail merge, terlebih dahulu buatlah dokumen pembagian tugas mengajar guru (Contoh dokumen-nya sudah saya sediakan beserta database excel, tinggal didownload saja dibawah ini).

Jangan lupa juga lakukan pengaturan awal pada lembar kerja microsoft word anda supaya proses mailings dapat berjalan dengan lancar dengan cara :

1. Buka lembar kerja microsoft word untuk kemudian klik pada menu File;
2. Pada menu file tersebut, silahkan anda pilih menu Options, maka akan muncul jendela Word Options;
3. Pilih ada bagian Advanced, lalu pada pojok sebelah kanannya silahkan anda scroll kebawah untuk mencari opsi General;
4. Dibawah opsi general ini silahkan anda berikan tanda ceklis pada bagian Confirm file format conversion on open;
5. Jangan lupa simpan pengaturan dengan menekan tombolOK.

Setelah contoh SK tersebut didownload, langkah selanjutnya adalah menjalankan fungsi mail merge. silahkan simak langkah - langkahnya dibawah ini :

1. Buka dokumen SK pembagian tugas yang berbentuk MS. Word;
2. Buka "database_sk" dan silahkan tulis nama - nama guru maupun nama TU serta penjaga sekolah jika ada. simpan dan tutup database tersebut;
3. Kembali ke dokumen SK tadi, cari menu "mailings". Kalau sudah ketemu lalu pilih "select recipient list" dan pilih lagi "use existing list"
4. Setelah memilih "use existing list", carilah lokasi penyimanan/data source "database_sk". Jika sudah ketemu, pilih "open", maka akan muncul pemberitahuan "confirm Data Source" seperti gambar berikut;
5. Jangan lupa beri tanda ceklist pada "show all" dan pilih "Ms Excel Whorksheets Via DDE (*xls);
6. Tekan "OK", jika muncul pemberitahuan "entire spreadsheet" tekan sekali lagi "OK";

Sampai pada tahapan diatas, langkah selanjutnya adalah me-merge field pada point - point seperti nomor SK, nama, pendidikan, unit kerja,tahun ajaran, tmt tugas, kepala sekolah, NIP dan lain - lainnya. Perhatikan gambar dibawah ini.

Silahkan tentukan keterangan yang ada pada menu "insert merge field" dan tentukan nama - namanya pada seperti pada gambar diatas. Perhatikan juga letak posisi kursor mouse-nya karena nantinya ketika akan me-merge, lokasinya sesuai dengan posisi kursor.

Jika ada kalimat - kalimat dalam susunannnya yang terdapat pada SK pembagian tugas dan mengajar guru masih terdapat pembetulan, harap dibetulkan saja. Perbedaan pendapat adalah hal yang wajar. PAHAM KAN?? Hehehe...

Pembagian tugas mengajar juga tidak serta merta diperuntukan bagi guru honor saja, melainkan untuk guru PNS pastinya butuh karena suatu saat nanti akan diperlukan untuk kelengkapan berkas saat kenaikan pangkat maupun berkas serti guru dan lain sebagainya.

Simak video ini supaya lebih jelas:

UPDATE : Cara ini diujian pada OS windows 10 dan Office 2010. Jika dicoba pada OS yang dibawahnya, mungkin tampilannya akan sedikit berbeda.